效率對于企業(yè)來說也是生產(chǎn)力,人們對于更高效的工作、更便捷的溝通,有著強烈的需求。隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展創(chuàng)新,我們的辦公方式在潛移默化中發(fā)生了很大的變化。從紙質(zhì)辦公時代,到PC辦公時代,再到移動辦公時代,每一次辦公方式的改變,都是企業(yè)管理模式的進步,辦公效率的提升。
“災難頻發(fā)”的紙質(zhì)辦公時代
紙質(zhì)辦公時代,互聯(lián)網(wǎng)還未普及,辦公桌上一部電話+堆積如山的文件是許多公司的標配,由于辦公文件攜帶性及安全性的問題,許多工作都必須在公司完成,圍繞里三層外三層的紙質(zhì)文件忙得團團轉(zhuǎn),焦頭爛額。
經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的場景,你正在埋頭苦干,突然老板要求馬上給他一份資料,這時你望著辦公桌上那堆小山措手不及,抓耳撓腮,不知道從何下手。同事時不時遞過來一份新文件,一份新文件堆著另一份最新文件,層層疊疊,更是分不清哪個是最新的了。所以慌亂中,出差錯在所難免,動不動挨批也是在劫難逃的事情。
辦公室每天都在上映“災難片”,各種“天災人禍“給紙質(zhì)文件帶來毀滅性的破壞。比如一大早來公司,發(fā)現(xiàn)前一天的重要文件被老鼠咬掉了個角,沖杯咖啡不小心打翻了,潑墨般地把文件華麗涂鴉,或者無聲無息中文件被清潔阿姨歸類到了垃圾桶等等事故,防不勝防。
相信任何一個員工在頻頻碰到文件丟失損壞,凌亂難以查找等狀況面前都會無比頭大。后來隨著電腦及互聯(lián)網(wǎng)的普及,企業(yè)辦公進入了PC時代,這些問題才得到了很大的改善。
PC時代到來,開啟無紙化辦公
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及,人們順利進入PC辦公時代。PC電腦是每個上班族工作中不可或缺的一部分,幾乎所有的辦公場景都是圍繞著一部電腦。如果把日常工作分為數(shù)據(jù)和溝通兩個部分,“文件夾+社交工具”幾乎覆蓋了絕大部分的工作內(nèi)容。傳統(tǒng)的企業(yè)文件管理方式就是在這種辦公環(huán)境下而誕生的,基于局域網(wǎng)的FTP服務器與共享文件夾的形式,進行文件存儲與管理,達到企業(yè)內(nèi)部資源共享的目的,同時,借助社交軟件的及時網(wǎng)絡(luò)傳遞功能,滿足文件快速流通的需要。
進入PC辦公時代初期, FTP服務器與共享文件夾很大程度上滿足了企業(yè)文件管理的基本需求,提升了辦公效率,但即便如此,企業(yè)文件管理的許多問題還是沒有得到有效的解決。例如,文件夾共享看似很方便但也存在著諸多隱患:文件的安全性無法保障、文件被修改后無法存儲歷史版本、文件被刪除無法恢復導致文件的丟失等一系列問題。
伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與企業(yè)業(yè)務的深入,企業(yè)辦公文件的種類愈趨豐富,數(shù)量越來越多。尤其是視頻、音頻、圖片、文檔等形式的非結(jié)構(gòu)化文件數(shù)據(jù),存儲規(guī)模和管理復雜程度都在不斷提高。共享文件夾和FTP服務器這樣的傳統(tǒng)文件管理方式已經(jīng)無法滿足日益增長的文件存儲、共享及應用需求。新形勢下,企業(yè)迫切尋求新的企業(yè)文件管理方式。
這個時候,專業(yè)的企業(yè)文件管理系統(tǒng)應運而生。一個高效的企業(yè)文件管理系統(tǒng),可以幫助企業(yè)解決文件存儲備份、分類管理、分享協(xié)作、版本管理、權(quán)限設(shè)置等需求,有助于提高員工的工作效率,降低企業(yè)的運營成本。
走向移動辦公時代,讓工作無限續(xù)航
當前,企業(yè)辦公正在逐步從PC時代走向移動時代。移動辦公時代是一個追求效率和速度的時代,如果說企業(yè)以前還可以無視員工電腦上的文檔共享管理、異地和移動訪問的話,隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及,智能終端設(shè)備成為了人們的“新器官”,人們工作與生活的界限變得模糊起來,這個時候,管理好企業(yè)文件與促進數(shù)據(jù)流動利用,變得至關(guān)重要。企業(yè)員工不再被局限在辦公桌前,移動辦公場景無處不在,對于“空中飛人”CEO或者到處跑業(yè)務的銷售人員來說,出差在外的時間,甚至超過了待在辦公室,這意味著他們要不受空間與時間的限制,隨時隨地都能進入工作模式。
所以,當人與人的連接已經(jīng)轉(zhuǎn)換到移動端,如果你的工作文件卻還被落在電腦里,是不是有些不合時宜,與時代脫節(jié)?在外辦公,同事發(fā)來一份資料,但由于格式限制無法預覽;出差在外,客戶需求一份方案,無法及時給到;方案修改了一遍又一遍,最終BOSS想要第一份;多部門合作,各部門之間來回跑,辦事效率低下………如果你沒有跟上時代的節(jié)奏,仍舊把自己釘在辦公桌前,很明顯,你的很多工作將無法正常開展。
手提電腦、平板電腦、智能手機等終端設(shè)備,滿足了各個不同移動辦公場景下的文件使用需求。尤其是在云服務模式日漸成熟穩(wěn)定后,許多企業(yè)選擇將數(shù)據(jù)資產(chǎn)放在云端。只要有網(wǎng)絡(luò),通過移動終端設(shè)備,你就可以迅速及時獲取文件資料,完成翻閱審批、點評討論、共享傳遞等操作。同時,實現(xiàn)多終端同步共享資源,你可以在辦公室用PC電腦編輯使用文件,可以在出差路上用手機及時處理文件,也可以在家里用Pad翻閱查看文件。不受時間地點的束縛,大大促進了文件的流動,及時釋放文件價值,提升了辦公效率。
開始云,陪你從PC時代到移動辦公時代
先進的企業(yè)文件管理方式必然是順應時代要求的,是更能貼近公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面實際業(yè)務情況的。對于企業(yè)來說,采用先進的管理方法,做好企業(yè)文件管理工作,利用好企業(yè)的知識財產(chǎn),可以延續(xù)企業(yè)的知識與經(jīng)驗,幫助提升企業(yè)辦公效率,提高企業(yè)的管理水平,促進企業(yè)更健康快速地發(fā)展。
開始云,成立于2006年,是國內(nèi)首家專業(yè)的企業(yè)內(nèi)容管理云端解決方案提供商。從PC時代一直到移動辦公時代,開始云的產(chǎn)品與服務始終緊緊把握時代潮流,順應客戶在不同階段的需求變化,及時作出創(chuàng)新改變。我們堅持產(chǎn)品創(chuàng)新與技術(shù)突破,確保產(chǎn)品的先進性與適用性,為客戶提供最專業(yè)最全面的文件管理解決方案,為客戶創(chuàng)造更大的價值。秉承“開啟知識傳承,始于文件管理”的核心產(chǎn)品理念,我們自主研發(fā)了KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)、KFS私有云存儲系統(tǒng)、開始文件盒子、開始智能云盤等核心產(chǎn)品。
其中,開始云KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了第四代產(chǎn)品,圍繞文件使用場景,在文件存儲備份、傳輸、搜索、版本管理、權(quán)限設(shè)置、流程審批、在線預覽、外鏈分享等功能上,都有很好的創(chuàng)新與突破?;贙ASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng),能夠幫助企業(yè)搭建統(tǒng)一的文件管理平臺,集中管理所有文件,進行多重加密與備份,對所有資源進行有效整合利用,同時降低文件的泄密、損壞等風險,保障文件的安全。同時,支持移動辦公場景,連接多種終端設(shè)備,讓工作無限續(xù)航。
陪伴是最長情的告白,移動辦公時代,開始云仍然是你最值得信賴的企業(yè)文件管理專家。一站式滿足文件的安全存儲、高效協(xié)同、移動辦公等各種不同的業(yè)務需求。